Au sein des services de Challenge Emploi et Activ’Pro, le(la) secrétaire médico pédagogique assurera les missions suivantes :
Assure le suivi administratif de deux services d’accompagnement à l’insertion professionnelle pour des usagers en situation de handicap.
Réalise le traitement administratif de dossiers des usagers et transmet les informations aux conseillers en charge de l’accompagnement.
Assure les missions d’accueil et de secrétariat.
Effectue le suivi d’activité et participe à l’élaboration des indicateurs des deux services.
La mission est réalisée sous la supervision technique d’une coordinatrice et supervision hiérarchique d’une cheffe de service.
Activités générales :
– Effectue le recueil des éléments nécessaires à la prise en charge des usagers bénéficiant d’une orientation vers les services, prépare et suit les dossiers de plusieurs services du dispositif
– Assiste aux réunions de service et en effectue le compte-rendu
– Participe à la mise à jour des données de suivi d’activité et indicateurs de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats…)
– Assure la tenue d’un standard téléphonique
– Accueille les usagers, fournisseurs, visiteurs, les oriente, prend les messages et fixe les rendez-vous
– Saisit et met en forme les documents, les transmet et les classe
– Effectue le tri, la distribution, l’affranchissement, l’enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
– Elabore des éléments de facturation
– Effectue des travaux de recherche, de classement, de documentation, de bureautique, de saisie informatique
Activités spécifiques :
Démarche Qualité
– Appui à l’élaboration d’outils et de procédures validés par le DIPA (Dispositif d’Insertion Professionnelle pour Adultes) en lien à le référent qualité de l’établissement, dans le cadre de la démarche qualité. Peut être amené(e) à participer aux travaux d’amélioration continue de la qualité du service.
– Assure la diffusion et la mise à jour des documents qualité dans la Gestion Electronique des Documents.
– Participe à l’élaboration du rapport d’activité des deux services.
– Participe aux instance / réunions du dispositif.
24.5h / semaine
Exigences du poste :
– Bonne maîtrise des logiciels bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
– Rigueur et discrétion
– Travail en équipe
– Connaissance du handicap et du service médico-social est un plus
Permis B non exigé mais souhaitable