Mission générale du poste :
Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, …) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, …) pour le compte d’un ou plusieurs services ou d’un responsable.
Assure les missions d’accueil et de secrétariat.
Activités générales
– Assure la tenue d’un standard
– Accueille les usagers, fournisseurs, visiteurs, les oriente, prend les messages et fixe les rendez-vous
– Organise les déplacements du responsable ou de membres de l’équipe
– Effectue le tri, la distribution, l’affranchissement, l’enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
– Saisit et met en forme les documents, les transmet et les classe
– Effectue des travaux de recherche, de classement, de documentation, de bureautique, de saisie informatique
– Suit l’état des stocks, identifie les besoins en approvisionnement et établit les commandes.
Démarche Qualité
– Appui à l’élaboration d’outils et procédures validés par l’établissement dans le cadre de la démarche Qualité et nécessaires à l’exercice de la mission. Peut être amené(e) à participer aux travaux d’amélioration continue de la qualité du service.
Activités spécifiques
– Effectue le recueil des éléments nécessaires à la prise en charge des usagers bénéficiant d’une orientation vers le service
– Participe à la mise à jour des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, …)
– Elabore des éléments de facturation
– Indexe et archive des dossiers professionnels, comptes rendus de séance, …
– Prépare et suit les dossiers de plusieurs services du dispositif
Cette description des activités n’est pas exhaustive : le(la) titulaire de l’emploi pourrait-être amené(e) à effectuer des activités complémentaires ou à être affecté(e) occasionnellement à une autre mission en fonction des besoins de l’établissement.
Diplômes minimum requis:
Bac pro Gestion administration, Bac techno STMG, BTS Secrétariat, BTS Assistant de manager, BTS Assistant de gestion PME-PMI, DUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA), DUT Gestion administrative et commerciale des organisations (GACO)
Qualification conventionnelle :
Convention Collective 66 : Technicien qualifié.
Temps de travail :
Temps partiel à hauteur de 0,5 ETP, Soumis à Horaire Collectif
Exigences du poste :
– Permis B requis pour assurer les déplacements nécessaires dans le cadre de la mission.
– Maîtrise des logiciels bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
– Rigueur et discrétion