Secrétaire H/F

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Mission générale du poste :

Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, …) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, …) pour le compte d’un ou plusieurs services ou d’un responsable.

Assure les missions d’accueil et de secrétariat.

 

Activités générales

– Assure la tenue d’un standard

– Accueille les usagers, fournisseurs, visiteurs, les oriente, prend les messages et fixe les rendez-vous

– Organise les déplacements du responsable ou de membres de l’équipe

– Effectue le tri, la distribution, l’affranchissement, l’enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques

– Saisit et met en forme les documents, les transmet et les classe

– Effectue des travaux de recherche, de classement, de documentation, de bureautique, de saisie informatique

– Suit l’état des stocks, identifie les besoins en approvisionnement et établit les commandes.

Démarche Qualité

– Appui à l’élaboration d’outils et procédures validés par l’établissement dans le cadre de la démarche Qualité et nécessaires à l’exercice de la mission. Peut être amené(e) à participer aux travaux d’amélioration continue de la qualité du service.

 

Activités spécifiques

– Effectue le recueil des éléments nécessaires à la prise en charge des usagers bénéficiant d’une orientation vers le service

– Participe à la mise à jour des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, …)

– Elabore des éléments de facturation

– Indexe et archive des dossiers professionnels, comptes rendus de séance, …

– Prépare et suit les dossiers de plusieurs services du dispositif

 

Cette description des activités n’est pas exhaustive : le(la) titulaire de l’emploi pourrait-être amené(e) à effectuer des activités complémentaires ou à être affecté(e) occasionnellement à une autre mission en fonction des besoins de l’établissement.

 

Diplômes minimum requis:

Bac pro Gestion administration,  Bac techno STMG, BTS Secrétariat, BTS Assistant de manager, BTS Assistant de gestion PME-PMI, DUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA), DUT Gestion administrative et commerciale des organisations (GACO)

 

Qualification conventionnelle :

Convention Collective 66 : Technicien qualifié.

 

Temps de travail :

Temps partiel à hauteur de 0,5 ETP, Soumis à Horaire Collectif

 

Exigences du poste :

–          Permis B requis pour assurer les déplacements nécessaires dans le cadre de la mission.

–          Maîtrise des logiciels bureautique (Word, Excel, Powerpoint)

–          Rigueur et discrétion

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